Qui a déjà organisé une réunion avec des personnes très occupées comme des patrons, des directeurs, ou des collaborateurs venant de loin ? Si c’est le cas, alors vous le savez : les gens pressés sont souvent libres tôt le matin. Très tôt le matin, à une heure où la plupart de nos collègues ne sont pas encore arrivé au bureau… Voici donc nos astuces pour réussir une réunion matinale.
Offrir le déplacement
Si vous organisez une réunion avant 9h, proposez à tous les invités de leur offrir le trajet en VTC ou en taxi.
Cela vous évitera de vous retrouver face à des personnes fatiguées et stressées d’avoir pris le volant ou les transports à un horaire aussi matinal (et… ils pourront terminer leur nuit pendant le trajet).
Préparer le petit-déjeuner
Afin de commencer cette réunion matinale du bon pied, accueillez vos collaborateurs avec un bon petit déjeuner, qui leur donnera de la force et de l’énergie pour toute la matinée ! En plus de leur éviter de bailler pendant toute la durée de la réunion, un bon petit déjeuner les mettra de bonne humeur et les plongera dans une ambiance de travail joyeuse et positive. Mais que proposer au menu ?
- Un petit déjeuner du marché : fruits, cookies, granola, yaourt et jus, ou le combo parfait pour un petit-déjeuner complet et vitaminé.
- Un petit déjeuner Lenôtre: une sélection de boissons et viennoiseries soigneusement choisies par l’un des plus prestigieux traiteurs français.
- Un petit déjeuner réveil tonic: mini viennoiseries, fruits et muffins, pour faire le plein d’énergie.
- La box réunion matinale de Juste à Temps, qui réunit tous les essentiels pour un meeting réussi.
- Le plus important : café et thé à volonté
Fixer le cadre de la réunion
Qui dit réunion matinale, dit concentration limitée. Le matin, certains sont de mauvaise humeur, baillent beaucoup…
Il est donc indispensable d’aller droit au but ! En amont, établissez un ordre du jour, une liste des sujets à aborder, et une heure à ne pas dépasser. Et si quelqu’un divague, n’hésitez pas à le ou la recadrer sur le sujet principal !
Les erreurs à ne pas commettre
Comme lors de n’importe quelle réunion, il y a des erreurs à ne pas commettre. Mais il faut redoubler de vigilance lorsque la réunion a lieu à une heure matinale.
Ne pas commencer la réunion en retard, au risque de se voir dire « Pourquoi fallait-il venir aussi tôt si c’est pour commencer aussi tard ? »
- Ne pas briefer les collaborateurs sur l’ordre du jour, au risque de perdre leur attention rapidement
- Ne pas prendre de notes et ne pas faire de compte-rendu
- Oublier, en fin de réunion, de récapituler les prochaines étapes pour chaque participant
A vous de jouer : donnez-nous vos astuces pour bien réussir vos réunions matinales !
